Mēs esam paskatījās pie kļūdām, izmantojot datu izklājlapu lietojumprogrammu, piemēram, Excel, lai saglabātu datu sarakstus. Šī pieeja sākotnēji var šķist labākais risinājums, taču jums var rasties problēmas, koplietojot šos datus ar vairākiem lietotājiem, apstiprinot saturu vai pat pārvietojoties pa datiem. Kāpēc? Tā kā jūs izmantojat rīku, kas nebija paredzēts šī darba veikšanai.
Tagad mēs apsvērsim iedomātu (bet tipisku) uzņēmuma gadījumu, izmantojot sarakstu, kas balstīts uz izklājlapām, un izpētīsim, kā to varētu pārveidot par datu bāzes lietojumprogrammu, lai pārvarētu šādas problēmas.
Kā darbgrāmatas izkļūst no rokas
Mūsu saraksts sākās kā vienkāršs klientu veikto projektu reģistrs. Pieaugot uzņēmumam, pieauga arī klientu skaits, darbgrāmatai pievienojot vārdus un kontaktinformāciju. Bija vajadzīgs arī veids, kā reģistrēt, ko dažādi darbinieki nodarbojas ar šiem projektiem, tāpēc šajā darbgrāmatā tika pievienoti vēl vairāk datu.
Šajā brīdī izklājlapu pieeja kļuva nederīga: bija pārāk daudz cilvēku, kas mēģināja to atjaunināt, bieži vien vienlaikus. Uzņēmums mēģināja izveidot rotāciju, lai cilvēki pēc kārtas atjauninātu darbgrāmatu, taču tas nozīmēja, ka daži uzdevumi tika aizmirsti pirms to ierakstīšanas.
Galu galā cilvēki izveido savas darba burtnīcas, lai sekotu līdzi saviem uzdevumiem, dažreiz atceroties, ka nedēļas beigās dati jāiekopē galvenajā darbgrāmatā. Darbinieki šīm grāmatām izstrādāja savu stenogrāfiju, un daži mainīja kolonnu formatējumu un secību, lai tie atbilstu viņu darba veidam. Šo datu kopēšana galvenajā darbgrāmatā radīja šausmīgu jucekli.
Tas, iespējams, ir izdomāts piemērs, bet es visas šīs prakses esmu redzējis reālajā dzīvē. Apskatīsim tuvāk dažus no jautājumiem, kurus izvirza šī darba metode.
Daudz problēmu
Jūs varat redzēt mūsu iedomātās izklājlapas pirmo lapu. Pirmajā slejā ir detalizēti norādīts projekta nosaukums, uz kuru attiecas katrs ieraksts. Daži no šiem nosaukumiem tomēr ir gari, tāpēc darbiniekiem, iespējams, radās kārdinājums izmantot saīsinājumus; tā rezultātā ir iespiedušās drukas kļūdas. Tas apgrūtina to projektu saistīšanu, kuri pieder kādam projektam. Risinājumam nav jābūt sarežģītam: jūs varētu izvēlēties īsu nosaukumu katram projektam, par kuru visi vienojas, vai arī katram projektam piešķirt ID numuru un automātiski pārtulkot to projekta nosaukumā.
Kolonnā Sākts ir līdzīga problēma. Dažās šūnās ir datums, bet citās tiek ierakstīts tikai mēnesis - un viens vai divi ieraksti vienkārši saka Jā. Excel atbalsta datu pārbaudi, tāpēc ir iespējams nodrošināt, ka noteiktās šūnās vienmēr ir noteikta veida dati, taču, izklājlapu izstrādājot ad hoc veidā, tā tiek reti izmantota.
Šajā brīdī izklājlapu pieeja kļūst nederīga: bija pārāk daudz cilvēku, kas mēģināja to atjaunināt
Datu bāzes lietojumprogrammā jums nebūs šīs problēmas, jo lauka datu tips tiks novērsts jau no paša sākuma. Ja nezināt precīzu datumu, kad sākās darbs, varat izmantot mēneša pirmo vai 1. janvāri, ja zināt tikai gadu. Ja projekts vēl nav sākts, jūs varat atstāt lauku tukšu - NULL datu bāzes izteiksmē. Ja jūs zinājāt, ka projekts ir uzsākts, bet nezināt, kad tas ir iespējams, varat izmantot datumu, kas parasti nav iespējams jūsu datiem, piemēram, 1/1/1900. Tūlīt kļūst viegli šķirot projektus un iegūt hronoloģisku pārskatu par darbību.
Smalkāku izaicinājumu piedāvā kolonna ar nosaukumu Klients. Šīs slejas ieraksti nav saistīti ar neko citu darbgrāmatā, taču 1. lapā ir saraksts ar klientiem, uz kuru, iespējams, tas attiecas. Vairāku vienādu priekšmetu sarakstu glabāšana, uz kuriem attiecas dažādi nosaukumi, ir mulsinoša. Jums jāprecizē šīs vienības nosaukums un jākļūst par nepārprotamu nosaukumu: vai viņi ir klienti vai klienti?
Sleja Statuss ir vēl viena sleja, kurā nav veikta validācija, tāpēc cilvēki atkal ir izvēlējušies rakstīt visu, ko vēlas. Labāk būtu izveidot īsu visu pieļaujamo vērtību sarakstu.
Otrā lapa - 1. lapa - ir tikpat problemātiska. Sākumā lapas nosaukums nav aprakstošs. Tas faktiski satur sarakstu ar virsrakstu Klienti, taču tas nav formatēts kā tabula programmā Excel: adrese atrodas vienā laukā, kas ierobežo jūsu iespējas izmantot Excel iebūvētos rīkus, lai to meklētu vai kārtotu. Jūs varētu, piemēram, filtrēt adreses, kurās ir Kārdifa, bet rezultātos tiktu iekļautas arī adreses Kārdifas ceļā Ņūportā.
Runājot par adresēm, vislabāk ir izmantot atsevišķus laukus pasta indeksam, apgabalam, pilsētai un ielai (lai gan informācija par apgabaliem nav obligāta Apvienotās Karalistes adresēm - sk. Lūdzu, lūdzu, mēs esam briti). Ielā ir jāiekļauj viss, kas nav adreses citās daļās.
Ir arī kontaktu lauks, kurā ir arī problēmas. Ja mums ir vairāki kontakti viena klienta uzņēmumā, visi viņu vārdi ir iekļauti šajā laukā, viņu tālruņu numuri un e-pasta adreses ir līdzīgi ievietoti pārējos laukos. To atdalīšana būs sarežģīta - it īpaši, ja kontaktpersonu laukā ir trīs vārdi, bet tikai divi tālruņu numuri.
Šīs lapas pēdējās kolonnas virsraksts ir Pēdējais kontakts: darbiniekiem ir paredzēts to atjaunināt katru reizi, kad viņi sazinās ar klientu. Tā kā šī informācija ir papildus lieta, ko darbinieks atceras, un nav garantijas, ka viņi to atcerēsies, jo īpaši tāpēc, ka otrajā lapā tā ir paslēpta, tā nav uzticama. Tas patiešām ir kaut kas, kas datoram jāizseko automātiski.
Visbeidzot mēs nonākam pie uzdevumu lapām, kurās detalizēti aprakstīti katra darba veicēja uzdevumi un komentāri. Tie netiek nosaukti konsekventi, un tajos nav vienas un tās pašas slejas vienā secībā. Kaut arī atsevišķiem lietotājiem ir jēga ievadīt savus datus savās lapās, saskaņotības trūkums apgrūtina datu apkopošanu un analīzi. Kad vadītājs vēlas redzēt, kāds darbs ir paveikts ar katru projektu, piemēram, visi uzdevumi ir jākopē ar rokām no atsevišķām lapām vienā sarakstā, pirms tos var kārtot un ziņot.
Datu bāzes veidošana
Šo jautājumu kārtošana prasīs zināmu darbu, iespējams, vairākas dienas. Tā kā lietotājiem, iespējams, būs jāturpina izmantot veco sistēmu, kamēr mēs veidojam jaunu, vislabāk ir izveidot esošo darbgrāmatu kopiju, no kurām strādāt. Tas nozīmē, ka mēs vēlēsimies dokumentēt katru datu konvertēšanas soli, lai mēs varētu to ātri izdarīt vēlreiz, kad pienāks laiks pāriet uz jauno sistēmu.
Pirmais, kas jums jādara, ir jātīra dati jūsu Excel darbgrāmatā. Izmantojot meklēšanu un aizstāšanu, var būt noderīga, un jums jāizdzēš jebkura kolonna vai rinda, kurā nav datu (izņemot sleju virsraksta rindu, kas jāsaglabā). Pievienojiet kolonnu ID katrai lapai A slejā un aizpildiet to ar pakāpeniskiem skaitļiem, pirmajā šūnā ierakstot 1, datu apakšdaļā atlasot (Shift + End, Down), pēc tam izmantojot komandu Fill Down (Ctrl + D ). Izveidojiet projekta nosaukumu galveno sarakstu un visur, kur tiek ierakstīts projekta nosaukums, izmantojiet funkciju VLookup (), lai apstiprinātu tā galvenā ID numuru; ja numura nav, jūsu dati ir pretrunīgi.
Kad jūsu dati ir tīri, ir pienācis laiks izveidot jaunu datu bāzi, lai tos glabātu. Mēs izmantosim programmu Access 2013, jo mūsu teorētiskajā piemērā tā ir pieejama visiem mūsu lietotājiem, izmantojot mūsu Office 365 abonementu. Veidojot jaunu Access datu bāzi, jūs varat izvēlēties to izveidot kā Access Web App vai Access Desktop datu bāzi. Tīmekļa lietojumprogrammām ir vienkāršots interfeiss, un tās var izmantot tikai tad, ja jums ir Office 365 ar SharePoint Online vai SharePoint Server 2013 ar Access Services un SQL Server 2012. Mēs izmantosim tradicionālo darbvirsmas datu bāzi, jo tā piedāvā vairāk iespēju un lielāku kontroli pār lietotāja pieredze.
Atlasiet, lai izveidotu jaunu darbvirsmas datu bāzi un nosauktu to: Access izveido jaunu tabulu ar nosaukumu 1. tabula un ievieto noformējuma skatā ar vienu kolonnu ar nosaukumu ID. Šeit jūs varat noformēt nepieciešamās tabulas savā datu bāzē. Katrā tabulā ir jābūt ID laukam (automātiski pieaugošam skaitlim), taču, lai izvairītos no neskaidrībām, vislabāk tam piešķirt aprakstošāku nosaukumu. Tabulā Projekti tas būtu ProjectID, CustomerID tabulā Klienti utt.
Datu tipu var iestatīt katrai izveidotajai kolonnai, un katrai kolonnai ir jāpiešķir nosaukums un jāiestata visas citas īpašības un formatējums atbilstoši laukam. Tāpat kā laukā ID, pārliecinieties, ka kolonnu nosaukumos ir skaidri redzams, kādiem datiem laukā būtu jāiet, tāpēc, piemēram, izmantojiet ProjectName, nevis tikai Name, DueDate, nevis Due. Varat izmantot lentes pogu Nosaukums un paraksts, lai izveidotu saīsinātu parakstu, kā arī skaidru vārdu. Kolonnu nosaukumos varat izmantot atstarpes, taču, rakstot vaicājumus un pārskatus, tās būs jāapņem kvadrātiekavās.
Lai gan lietotājiem ir jēga ievadīt savus datus savās lapās, saskaņotības trūkums apgrūtina analīzi
Iestatiet formatējumu kolonnās, piemēram, PercentageComplete, par Procentu un datumiem uz ShortDate, kā arī maksimālo teksta lauku garumu uz saprātīgu vērtību, pretējā gadījumā tie visi būs 255 rakstzīmes. Atcerieties, ka daži vārdi (piemēram, Datums) ir rezervēti, tāpēc tos nevar izmantot kā sleju nosaukumus: tā vietā izmantojiet TaskDate vai kaut ko citu aprakstošāku.
Kad runa ir par kolonnām, kurās vēlaties meklēt vērtību citā tabulā (piemēram, kolonnā Klients tabulā Projekti), definējiet šīs citas tabulas programmā Access, pirms pievienojat uzmeklēšanas kolonnu. Runājot par statusu, vienkāršākā iespēja ir vienkārši ierakstīt vērtības, kas jāparāda nolaižamajā sarakstā, taču tas apgrūtina iespējamo vērtību saraksta pievienošanu vai rediģēšanu vēlāk. Ja vien jūs nenodarbojaties ar īsu sarakstu, kur iespējamās vērtības, visticamāk, nemainīsies - piemēram, lauks, kurā ierakstīts kāda dzimums, ir labāk izveidot citu tabulu ierakstiem, piemēram, ProjectStatus. Tas ļauj nākotnē bez papildu izmaiņām sarakstā viegli pievienot papildu opcijas.
Uzlabojumi
Kamēr mēs izstrādājam savu datu bāzi, mēs varam ieviest uzlabojumus salīdzinājumā ar veco izklājlapu veidu, kā rīkoties. Viena sūdzība, kuru mūsu lietotājiem bija par viņu Excel darbgrāmatām, bija tāda, ka katrā uzdevumā komentāriem bija tikai viena šūna, un dažreiz viņiem bija jāpievieno vairāk nekā viens komentārs par uzdevumu - vai arī pārraugam vajadzēja komentēt uzdevumu un pēc tam lietotājam atbildi uz šo. Visu sabāžot vienā šūnā, bija grūti saprast, kad un kurš komentēja. Mēs varam paveikt labāk, izveidojot atsevišķu tabulu komentāriem, kas saistīta ar tabulu Uzdevumi. Tādā veidā katram uzdevumam var būt tik daudz komentāru, cik nepieciešams, un katram no tiem ir atsevišķi lauki datumam, lietotājvārdam un tekstam.
Vēl viens uzlabojums, ko mēs varam veikt, ir iestatīt ierakstus, piemēram, ProjectStatus, lai tie tiktu rādīti noteiktā secībā, nevis alfabētiskā secībā - piemēram, jūs varētu vēlēties, lai saraksta beigās būtu Pabeigts. Lai to izdarītu, pievienojiet kolonnu DisplayOrder un izmantojiet to, lai kārtotu uzmeklēšanas sarakstu. Neņemiet kārdinājumu izmantot lauku ID; līdz ar to visi jaunie ieraksti varētu nonākt tikai saraksta beigās.
Lai nodrošinātu, ka mūsu dati paliek tīri, mēs varam atzīmēt laukus, kas lietotājam jāaizpilda, kā obligāti, un pievienot validāciju, lai pārliecinātos, ka ievadītie dati ir pareizā formā. Jūs varat atvieglot dzīvi, iestatot saprātīgas noklusējuma vērtības: laukā Komentāru datums komentāru tabulā noklusējuma vērtība var būt iestatīta = Datums (), kas automātiski iestatīs to uz šodienas datumu ikreiz, kad tiek izveidots jauns komentārs. Varat izmantot validāciju kopā ar atsauktu kolonnu tabulā (Būla), lai apturētu lietotāju pievienošanu jauniem ierakstiem ar noteiktām vērtībām. Tas ļauj saglabāt vēsturiskās vērtības, kas agrāk bija derīgas, bet kuras vairs netiek izmantotas. Visas šīs funkcijas var atrast tabulas rīkos | Cilne Lauki lentē vai lauka rekvizītos tabulas noformējuma skatā.
Jūsu datu importēšana
Kad tabulas ir iestatītas, varat izmantot ārējos datus | Importēt un saistīt | Poga Excel uz lentes, lai pievienotu datus no jūsu Excel darbgrāmatas Access datu bāzes tabulām. Pirms sākat, izveidojiet savas tukšās Access datu bāzes dublējumu, ja kaut kas noiet greizi, un, ja nepieciešams, vispirms aizpildiet mazās tabulas ar roku. Kad tas ir izdarīts, veiciet citu dublējumu, lai jūs varētu atgriezties pie šī punkta, ja kaut kas noiet greizi, veicot šīs darbības.
Pirms pabeigšanas ar tām tabulām, kurām ir sakarības, piemēram, projekti un uzdevumi, importējiet galvenās tabulas, kas nav atkarīgas no citām tabulām, piemēram, Klienti. Pārkārtojot un pārdēvējot Excel darbgrāmatas kolonnas, lai pēc iespējas precīzāk atbilstu laukiem jūsu Access datu bāzē, jums nevajadzētu būt grūtībām importēt datus. Neaizmirstiet pierakstīt visu, ko darāt, lai vēlāk to varētu atkārtot, ja datus vēlreiz jāpārvērš.
Kad dati ir importēti, datu lapu skatā esošajām tabulām vajadzētu darboties tāpat kā Excel darblapām, taču ar daudz labāku datu validāciju, meklēšanu un kārtošanu. Ja vēlaties, tagad varat sākt veidot jaunas veidlapas un pārskatus, pamatojoties uz šiem datiem: piemēram, veidlapā Projektu veidlapa / detalizēta informācija veidlapas augšdaļā var tikt parādīti viena projekta dati un attiecīgā uzdevumu režģis. projekts apakšā.
Varat arī iestatīt veidlapu Mani uzdevumi, kurā ir uzskaitīti visi pašreizējam lietotājam nepabeigtie uzdevumi, un pārskatu Par nokavētiem uzdevumiem, kurā uzskaitīti visi neizpildītie uzdevumi visiem lietotājiem, kuri ir nokavējuši termiņu.
Lūdzu, nav novadu, mēs esam briti
Ja adreses glabājat savā datu bāzē, ir svarīgi saprast, kāda informācija jums patiesībā ir nepieciešama. Lai gan informācija par apgabalu var būt noderīga mārketingam - un tā var būt nepieciešama dažām aizjūras adresēm - Lielbritānijas adresēs to vairs oficiāli neizmanto.
kā pievienot izcelsmes spēles tvaikam
Iemesls ir tāds, ka Apvienotās Karalistes pasta adreses balstās uz pasta pilsētas jēdzienu, kur pasts jums tiek nosūtīts un sakārtots, pirms tas tiek piegādāts līdz jūsu durvīm. Ne visas pilsētas vai ciematus apkalpo tā paša apgabala pasta pilsētas - piemēram, Melburna (Kembridžšīrā) saņem pastu caur Royston (Hertfordšīrā), tāpēc apgabala norādīšana adresē ne vienmēr palīdz nevienam.
Lai izvairītos no neskaidrībām, Pasta nodaļa jau 1996. gadā pārtrauca apgabalu izmantošanu adresēs, tā vietā paļaujoties uz informāciju par pasta indeksu - un līdz 2016. gadam tā plāno noņemt apgabalu nosaukumus no papildu adrešu aizstājvārdu datu faila. Tātad, ja Lielbritānijas adresē iekļaujat apgabalu, tas vienkārši tiks ignorēts.
