Ja jums ir nepieciešams izveidot visu sarakstu,tas irvilinoši redzēt Excel kā noklusējuma krātuvi: galu galā tas ir tikai neliels vienumu saraksts sev vai dažiem tuviem kolēģiem.
Varbūt jums ir nepieciešams kaut kas sarežģītāks, piemēram, aprēķinu formulas vai makro programmēšana, lai automatizētu datu vākšanu un apstrādi.
Diemžēl viena no lielākajām problēmām ir arī vieglums, ar kādu jūs varat sākt strādāt programmā Excel vai konkurējošā izklājlapu programmā. Tas, kas sākas, kad mazais projekts programmā Excel izaug par kaut ko milzīgu, tajā brīdī jūs varētu saskarties arī ar ātruma un stabilitātes problēmām vai pat ar attīstības problēmu, kuru nevarat atrisināt.
Turklāt lielo datu pārvaldības uzdevumi bieži rada ievērojamas problēmas, piemēram, organizēšanu, ieviešanu, failu klasifikāciju, datu bāzes pārvaldību, lietotāju sadarbību un daudz ko citu. Viss, kas nepieciešams, lai nojauktu datu bāzes struktūru, ir datu ievietošana nepareizajā apgabalā, neatbilstoša rakstīšana vai pat divi cilvēki, kas strādā vienā un tajā pašā lapā. Vairākas lietas var noiet greizi, izraisot laika aizkavēšanos un iespējamu datu zudumu.
Šajā rakstā ir izskaidroti visbiežāk sastopamie jautājumi, kas rodas, lietojot Excel izklājlapas, kā tos novērst un kad labāk ir ienirt un pāriet uz datu bāzi.
1. jautājums: Excel daudzlietotāju rediģēšana
Kad Excel sistēmas organiski aug, ātri rodas problēmas, kad viens lietotājs jebkurā laikā atver darbgrāmatu, un otrai personai tiek paziņots, ka tā jau ir atvērta. Otrais lietotājs var atcelt, pagaidīt vai skatīt tikai lasāmu versiju. Excel solījums paziņot jums, kad otra persona iziet no darbgrāmatas, ir azartspēle, jo tas tik bieži nepārbauda statusu un, iespējams, nekad jūs neapgaismos. Pat ja tā notiek, kāds cits var pieteikties un atvērt failu pirms jums.
Lai izvairītos no individuālajiem lietotāju efektiem, varat izmantot Excel Online (Excel izgriezto, tīmekļa versiju) vai ieslēgt Koplietotas darbgrāmatas iezīme. Šeit ir īss ceļvedis, kā koplietot izklājlapu.
- Atveriet vēlamo izklājlapu un noklikšķiniet uz Fails .
- Pēc tam noklikšķiniet uz Dalīties lai atvērtu jaunu logu.
- Tagad ievadiet tā lietotāja informāciju, ar kuru vēlaties koplietot izklājlapu.
Varat arī sadalīt datus vairākās darbgrāmatās, lai dažādi cilvēki strādātu pie dažādām darbgrāmatām, nenodarbojoties viens otra pirkstos.
2. jautājums: Excel koplietotās darbgrāmatas
Excel Online pēc noklusējuma atļauj vairākus redaktorus, taču tam trūkst ļoti daudz funkcionalitātes. Pakalpojums nav īpaši pretendents uz neko citu kā vienkāršākajiem uzdevumiem. Lai gan funkcija Koplietojamās darbgrāmatas izskatās, ka tai vajadzētu veikt šo darbu, tā ir pilna ar ierobežojumiem. Ja, piemēram, darbgrāmata ir koplietota, nevar izveidot tabulu vai izdzēst šūnu bloku.
Kad Excel sistēmas organiski aug, rodas problēma, ka darbgrāmatu vienlaikus var atvērt tikai viens lietotājs.
Dažiem tiešsaistes Excel ierobežojumiem ir risinājumi. Citiem tas ir darbgrāmatas struktūras maiņa, nevis jau izveidotas darbgrāmatas izmantošana, taču šis scenārijs bieži traucē. Tā rezultātā nav iespējams izmantot koplietojamo darbgrāmatu tāpat kā parasto, viena lietotāja darbgrāmatu.
Izmaiņas koplietotajās darbgrāmatās tiek sinhronizētas starp lietotājiem katru reizi, kad tiek saglabāta darbgrāmata. Šī darbība tiek iestatīta pēc grafika, piemēram, piespiežot saglabāt ik pēc piecām minūtēm. Tomēr parasto ietaupījumu un katra lietotāja izmaiņu izsekošanas izmaksas ir diezgan lielas. Darbgrāmatas var ātri palielināt izmēru un radīt slodzi jūsu tīklam, palēninot citas sistēmas.
kā sinhronizēt divus Google diska kontus
3. jautājums: Excel saistītās darbgrāmatas
Datu sadalīšana vairākās darbgrāmatās var būt risinājums daudzu lietotāju rediģēšanas problēmai. Tomēr viņiem, visticamāk, būs jābūt saitēm, lai vienā ievadītās vērtības tiktu izmantotas citā. Saites starp darbgrāmatām ir noderīgas arī atsevišķu datu glabāšanai atsevišķos failos, nevis atsevišķu lapu ievietošanai vienā darbgrāmatā.
Kaitinoši, šīs saites ir vēl viens neapmierinātības un nestabilitātes avots. Tie kļūst absolūti, ieskaitot pilnu ceļu uz avota darbgrāmatu vai relatīvu, ieskaitot atšķirību starp avota un galamērķa ceļiem. Lai gan tas izklausās saprātīgi, programmā Excel tiek izmantoti visaptveroši noteikumi, lai izlemtu, kad izmantot katra veida saites un tās mainīt.
Noteikumus nosaka vairākas iespējas un tas, vai darbgrāmatas tika saglabātas pirms saišu ievietošanas. Saites mainās arī tad, kad saglabājat darbgrāmatu vai atverat un izmantojat Saglabāt kā lai izveidotu dublikātu, nevis kopētu failu, izmantojot Failu pārlūks . Visu šo neskaidrību un nenoteiktības rezultāts ir tas, ka saites starp darbgrāmatām tiek viegli pārtrauktas, un atkopšana no bojātajām saitēm ir laikietilpīgs process. Neviens nevar piekļūt skartajiem failiem.
Saistītie dati tiek atjaunināti tikai tad, kad tiek atvērti faili, ja vien jūs īpaši nenoklikšķināt Dati> Vaicājumi un savienojumi> Rediģēt saites> Atjaunināt vērtības. Šeit ir ātra demonstrācija.
- Atveriet vēlamo izklājlapu un noklikšķiniet Dati .
- Tagad atrodiet Vaicājumi un Savienojumi un noklikšķiniet uz Rediģēt saites .
- Pēc tam atlasiet Atjaunināt vērtības .
Ja jūsu saites nav starp divām darbgrāmatām, bet aptver trīs vai vairāk, jums ir jāatver visas darbgrāmatas pareizajā secībā, lai nodrošinātu visu atjaunināto datu procesu pareizajā secībā, sākot no pirmās līdz otrajai līdz trešajai. Ja mainījāt vērtību pirmajā darbgrāmatā un pēc tam atverat trešo, tajā netiks novērotas izmaiņas, jo otrā darbgrāmata nebija atjauninājusi savas vērtības.
Šī datu ķēde ir loģiska, taču palielina varbūtību, ka informācija ir nepareiza vai mēģināsiet atvērt darbgrāmatu, kuru kāds cits jau rediģē.
Protams, jūs varat mēģināt vispār izvairīties no saistītām darbgrāmatām, taču pastāv iespēja, ka jūs tos pašus datus ievadīsit vairāk nekā vienā darbgrāmatā, un līdz ar to pastāv risks katru reizi tos ierakstīt nedaudz savādāk.
4. jautājums: Excel datu pārbaude
Kļūdas var iezagties datos jebkurā datorsistēmā: cilvēki kļūdaini ievada vārdus vai ciparus ar monotonisku regularitāti transponē ciparos. Ja jūsu dati netiek pārbaudīti, kad tie tiek ievadīti, jums radīsies problēmas.
Pēc noklusējuma programma Excel pieņem visus lietotāja veidus. Ir iespējams iestatīt validāciju uzmeklēšanas sarakstos, taču tos ir grūti uzturēt, galvenokārt, ja viens un tas pats lauks tiek izmantots vairāk nekā vienā vietā. Ja lietotājiem bez jebkādām pārbaudēm jāievada dokumenta ID numuri vai klienta atsauces numuri, nepareizos ierakstus ir viegli sasaistīt, nemanot. Sistēmas datu integritāte tiek nāvējoši apdraudēta, un ir aizdomas par datu analīzi.
Jūs jau varat ciest datu validācijas problēmu sekas, neapzinoties pamatcēloņu. Apsveriet situāciju, kad programmā Excel ir rēķinu saraksts. Katrā rēķinā lietotājs nedaudz savādāk raksta klienta vārdu. Rezultātā jūs saņemat rēķinus Jones Ltd, Jones Limited, Jonse Ltd un joness. Jūs, iespējams, zināt, ka tie visi attiecas uz vienu un to pašu uzņēmumu, bet Excel to nedara. Jebkura rēķina datu analīze, piemēram, rakurstabula, kuras pamatā ir klienti pēc mēneša, sniedz vairākus rezultātus, ja tam vajadzētu būt tikai vienam.
5. jautājums: Excel navigācija
Lielās darbgrāmatās ir grūti orientēties. Logu cilnes loga apakšā ir briesmīgs mehānisms, kā orientēties, ja to ir daudz. Tā kā ekrānā ir vairāk redzamas cilnes, kļūst grūti atrast nepieciešamo. Šis ir ātrs veids, kā pārvietoties pa lapām.
- Ar peles labo pogu noklikšķiniet uz bultiņām pa kreisi no lapas nosaukumiem, lai atvērtu Aktivizēt lapu dialoglodziņš.
Pirms ritināt sarakstu, ir uzskaitītas tikai pirmās 20 lapas. Vēlamo lapu nav iespējams kārtot, grupēt vai meklēt. Logam vajadzētu izskatīties apmēram šādi.
6. jautājums: Excel drošība
Excel darbgrāmatām varat pievienot drošību, taču tajā ir daudz problēmu. Aizsardzība ir daudz vairāk vērsta uz darbgrāmatas struktūras, nevis datu aizsardzību. Varat mēģināt bloķēt dažas lapas un šūnas, lai liegtu lietotājiem mainīt struktūru un formulu, taču, ja viņi var redzēt datus, viņi parasti var mainīt visu vai visu (ja vien jūs neveicat kādu radošu makro programmēšanu).
7. jautājums: Excel ātruma problēmas
Excel nav ātrākā lietojumprogramma, un tā programmēšanas valoda VBA ir gausa salīdzinājumā ar profesionālākām programmēšanas valodām, piemēram, C #. Šis scenārijs izriet no Excel paredzētā lietojuma un elastīgā rakstura. Galu galā tas ir izklājlapu dzinējs. Jā, Excel VBA var sākt darbināt, lai pārvaldītu datu sarakstus, taču tas nenozīmē, ka tā ir labākā izvēle šāda veida darbam. Citas lietojumprogrammas ir labāk piemērotas šādiem uzdevumiem - galvenokārt tāpēc, ka tās ir skaidri paredzētas to veikšanai.
Ja jūs saskaras ar kādu no šajā rakstā aprakstītajām problēmām, neignorējiet tās. Strukturētu datu glabāšanai ir profesionāla atbilde, kas pazīstama kā datu bāze. Tam nav jābūt drausmīgam vai dārgam, un tam vajadzētu ļaut loģiski domāt par saviem datiem, to saikni un mijiedarbību ar tiem.
Piezīme : Ja pāriet no izklājlapas risinājuma uz datu bāzi, nekļūstiet verdziski izklājlapas noformējumā, izmantojiet iespēju, lai to uzlabotu.
Ir pieejamas vispārējas nozīmes datu bāzes lietojumprogrammas, ar kurām jūs varat izveidot pasūtījuma risinājumu. Alternatīvi, jūs varat atrast, ka specializēta datu bāzes lietojumprogramma - tāda, kas jau ir izstrādāta jums vajadzīgajam mērķim - ir lētāka, ātrāk ieviesta un labāk piemērota.
kā nomainīt google mājas modināšanas vārdu
Piemēram, ja jums ir klientu saraksts un informācija par visu mijiedarbību ar viņiem, tas tiek uzskatīts par klientu attiecību pārvaldības (CRM) sistēmu. Neskatoties uz izdomāto nosaukumu, CRM sistēma ir specializēta datu bāze. Tāpat kontu paketes, piemēram, QuickBooks un Sage, ir speciālistu datu bāzes. Ja nevarat atrast iepriekš izveidotu lietojumprogrammu, kas atbilst jūsu konkrētajām vajadzībām, varat to izveidot pats vai saņemt tādu, kuru jums izveidojis IT nodaļa vai konsultants.
Visizplatītākais datu bāzes veids ir relāciju datu bāze, kas glabā savus datus tabulās un sastāv no rindām un kolonnām. Katrā rindā ir dati par atsevišķu vienumu. Piemēram, katrā kolonnā ir aprakstīts cits temata atribūts, piemēram, klienta vārds vai kredītlimits.
Lai izveidotu ierakstu, klienta dati jāievada tikai vienu reizi, un pēc tam tos var izmantot tik daudzos rēķinos, cik nepieciešams.
Tabulās ir noteiktas attiecības, lai, piemēram, rēķinam būtu klienta ID. Šis process nozīmē, ka jūs varat viegli atrast visus rēķinus par konkrētu klientu vai iegūt klienta tālruņa numuru no konkrēta rēķina. Lai izveidotu klienta ierakstu, klienta dati jāievada tikai vienu reizi, un pēc tam tos varēsiet izmantot tik daudzos rēķinos, cik nepieciešams, tos vairs neievadot. Lai izveidotu datu bāzi, jums ir jādefinē šīs tabulas un attiecības un pēc tam jādefinē ekrāna izkārtojumi, kurus vēlaties izmantot datu uzskaitīšanai un rediģēšanai.
Tur ir desmitiem datu bāzes lietojumprogrammu. Daži no tiem ir ērti lietojami un veic visu darbu, ļaujot definēt tabulas, datu ievades ekrānus un pārskatus. Citi ir daudzfunkcionālāki noteiktās jomās, taču, lai veiktu pilnu darbu, ir nepieciešami citi rīki.
Piemēram, programma var būt uzticama, definējot tabulas un sakarības un tai ir stingras analīzes un pārskatu sniegšanas iespējas. Tomēr lietojumprogrammai galu galā trūkst jebkādu rīku datu ievades ekrānu noteikšanai. Šeit acīmredzams piemērs ir Microsoft SQL Server. Tāpat kā ar citām lielām datu bāzu sistēmām, arī SQL Server rūpējas par aizmuguri un sagaida, ka priekšgala izstrādei izmantosiet citu rīku, piemēram, Visual Studio.
Kuras datu bāzes opcijas jums ir piemērotas?
Datu bāzes 1. iespēja: Microsoft Access
Piekļuve ir viena no darbvirsmas datu bāzu vecmāmiņām. To ir viegli izmantot, bet viegli ļaunprātīgi izmantot. Jūs varat noformēt tabulas, ekrānus un pārskatus no sākuma vai sākt no veidnes. Dažas veidnes ir atklāti amerikāņu valodas un ne vienmēr māca labu praksi, taču tās ļauj ātri sākt darbu. Ekrāni un programmēšanas funkcijas var būt diezgan sarežģītas. Gatavo lietojumprogrammu varat izvietot citiem lietotājiem, izmantojot iekštīklu (NAV internetu), nevis paļauties uz failu koplietošanu.
Datu bāzes 2. iespēja: Microsoft SharePoint
SharePoint ir datu bāze, kā arī dokumentu glabāšanas mehānisms. To var izmantot, lai sastādītu vienkāršus sarakstus un sasaistītu tos kopā. Veidlapu noformētājs ir nedaudz izsmalcināts, taču pielāgošana joprojām ir iespējama. Noderīga ir SharePoint iespēja paķert programmā Excel uzkrāto datu sarakstu un ievietot to pielāgotajā sarakstā. Programma padara pielāgoto sarakstu pieejamu visiem jūsu tīkla lietotājiem un ļauj jums pievienot drošību, lai ierobežotu to, kurš var darīt ar šiem datiem. Varat lūgt SharePoint brīdināt jūs pa e-pastu ikreiz, kad kāds pievieno, rediģē vai dzēš ierakstus. Ja glabājat datus par cilvēkiem, kalendāra vienumiem vai uzdevumiem, varat tos sinhronizēt ar programmu Outlook.
Datubāzes variants # 3: Zoho Creator
Zoho Office ir tīmekļa lietojumprogramma, kas ietver datu bāzi, kas izmanto vilkšanas un nomešanas funkcionalitāti, lai tās formas izkliedētu vienkāršā, intuitīvā veidā. Velciet un nometiet procesu arī pierod, lai ieprogrammētu mijiedarbību un darbplūsmas. Kā tīmekļa pakalpojums jūsu dati un lietojumprogrammas ir pieejami no jebkuras vietas ar vienkāršu drošību, lai jūsu dati būtu privāti. Zoho iekasē maksu par katru lietotāju mēnesī, taču tas ierobežo ierakstu skaitu, ko varat uzglabāt par noteikto cenu. Programma maksā vairāk, glabājot vairāk datu vai izmantojot citas funkcijas, piemēram, e-pasta integrāciju.
Kā redzat, programma Excel piedāvā daudzas funkcijas, taču dažās jomās to nav. Dažreiz cita lietojumprogramma veic darbu labāk, it īpaši, ja tā ir paredzēta tieši šim uzdevumam. Citreiz programma Excel darbojas lieliski, piemēram, mazākām datu bāzēm, ja vien jūs zināt, kā novērst problēmu rašanos.
