Google dokumenti ir lielisks sadarbības rīks, jo tas ļauj vairākiem cilvēkiem vienlaikus rediģēt un strādāt ar vienu dokumentu, nezaudējot, kas ko dara.
Ja jūs vai jūsu organizācija izmanto Google dokumentus, noderīga informācija var būt informācija par to, kurš komandā un kad ir skatījis kādu dokumentu. Sākot ar pārliecību, ka visi izlasa melnrakstu, noteikumus un nosacījumus, jūsu jaunāko iesniegumu, politikas un procedūras vai kādu citu svarīgu dokumentu, ir svarīgi redzēt, kas un kad ir darījis.
Vēl nesen jūs nevarējāt redzēt, kas skatīja jūsu Google dokumentu. Varēja redzēt, kas to rediģēja, bet ne to, kurš to vienkārši lasīja. Ja viņi nesaglabāja, rediģēja un neatstāja komentāru, jums nebija ne jausmas, vai konkrēta persona vispār lasīja dokumenta jaunāko versiju.
kā ieslēgt paziņojumus par
Tā kā jūs varat kopīgot Google dokumentus ar tikai lasīšanas atļaujām, varat kopīgot dokumentu ar dažiem cilvēkiem ar nolūku, ka viņi dokumentu pārskata, bet neveic nekādas izmaiņas.
Pašreizējās Google dokumentu versijas ļauj konfigurēt iestatījumus, lai jūs varētu redzēt, kas skatīja jūsu Google dokumentu. Apskatīsim, kā to izdarīt pats.
G Suite darbību monitors
G Suite parasti izmanto organizācijas, kurās sadarbība ir būtiska. Ja izmantojat G Suite, lai regulāri sadarbotos ar citiem, varat izmantot aktivitātes monitoru, lai skatītu jebkura Google Doc faila skata vēsturi.
Lai to izdarītu, rīkojieties šādi:
- Atveriet Google Doc failu
- Noklikšķiniet uz augšupejošās tendences bultiņas ikona augšējā labajā stūrī vai dodieties uz Rīki nolaižamā izvēlne
- Atveriet Aktivitātes monitors
- Noklikšķiniet uz Visi skatītāji jūsu organizācijas cilnei
Šis process ļaus izsekot dokumenta skatus, ieskaitot katra skatītāja pēdējā skata datumu un laiku.
Ja savā Google dokumentā neredzat opciju Activity Monitor, iespējams, tas nozīmē, ka esat pieteicies Google dokumentu bezmaksas versijā vai personīgajā kontā, nevis G Suite versijā.
Skatītāju un komentāru tendences
Papildus tam, lai redzētu, kas skatīja jūsu Google dokumentu, Activity Monitor ļauj arī redzēt tendences, kad cilvēki skatīja vai komentēja jūsu dokumentu.
Skatītāju tendence: Tiek parādīta joslu diagramma ar unikālo skatītāju skaitu jebkurā izvēlētajā laika posmā no 7 dienām līdz pat visiem laikiem.
Komentāru tendence: Parāda komentāru tendenču joslu diagrammas jebkurā laika posmā no 7 dienām līdz visam laikam.
Izslēdziet skata vēsturi pakalpojumā Google dokumenti
Ja kāda iemesla dēļ vēlaties izslēgt dokumenta skatu vēsturi, to varat izdarīt arī, veicot šīs ātrās darbības:
kā jūs varat izveidot snapchat filtru
- Atveriet Google dokumentu
- Noklikšķiniet uz augšupejošās tendences bultiņa dokumenta augšējā labajā pusē vai dodieties uz Rīki no nolaižamās izvēlnes
- Atveriet Aktivitātes monitors
- Sadaļā Dokumenta iestatīšana pārslēdziet Rādīt mana skata vēsturi šim dokumentam uz izslēgtu
Šī opcija ir pieejama arī Google dokumentu personiskajā vai bezmaksas versijā. Ja strādājat ar dokumentu, bet nevēlaties, lai jūsu līdzstrādnieki to zinātu, kamēr neesat gatavs kopīgot pēdējās versijas, varat izslēgt skatījumu vēsturi.
Sāciet, atverot Google dokumentus un noklikšķinot uz Iestatījumi .
Izvēlne Iestatījumi ļauj izslēgt skatu vēsturi, izmantojot darbību paneļa iestatījumus. Kad esat to pārslēdzis izslēgtā stāvoklī, noklikšķiniet uz Labi, lai saglabātu izmaiņas.
Kā redzēt, kurš ir veicis izmaiņas jūsu Google dokumentā
Versiju kontrole ir ļoti svarīga, it īpaši, ja jūs strādājat regulētā nozarē. Versiju kontrole ir kaut kas, ko Google dokumenti kādu laiku ir paveicis labi. Dokumenti parādīs, kas ir rediģējis dokumentu, saglabājis vai kopīgojis to. Tas faktiski darbojas ne tikai ar G Suite, bet arī ar personīgajiem Google dokumentiem.
Ja jūs interesē versiju vadība vai vēlaties pārliecināties, vai neviens nav veicis izmaiņas, kuras nevajadzētu, neaizslēdzot failu, varat uzzināt, veicot šīs darbības:
- Atveriet Google dokumentu, kuru vēlaties izsekot
- Atlasiet Fails un Versiju vēsture
- Atlasiet Skatiet versiju vēsturi
Ekrāna labajā pusē jāparādās logam, kurā redzami visi attiecīgā dokumenta saglabājumi un rediģējumi. Atkarībā no tā, kā esat iestatījis G Suite vai Google dokumentus, šos datus varat skatīt arī, dokumenta augšdaļā atlasot saiti “Pēdējā rediģēšana bija…”. Tas aizved jūs tieši tajā pašā vietā.
Šajā logā jums vajadzētu būt arī iespējai apskatīt dokumenta iepriekšējo versiju pirms rediģēšanas veikšanas.
Tas ir būtiski versiju kontrolei, jo jums ir revīzijas liecība par to, kādas izmaiņas tika veiktas, kad un kad tās tika veiktas. Tas ir noderīgi arī tad, ja veicāt dažas izmaiņas, gulējat uz tās, mainījāt domas un vēlaties tās atcelt.
Kā redzēt, kurš ir kopīgojis jūsu Google dokumentu
Varat arī redzēt, kas un kad ir kopīgojis jūsu Google dokumentu. Varat arī redzēt koplietošanas iestatījumus, lai varētu labāk kontrolēt piekļuvi savam dokumentam.
kā iestatīt kontu kā noklusējumu
- Iet uz drive.google.com
- Klikšķiniet uz MyDrive pa kreisi
- Noklikšķiniet uz mazā i poga augšējā labajā stūrī
- Klikšķis Aktivitāte
- Vai nu noklikšķiniet uz katra faila vai mapes atsevišķi, vai arī pārskatiet ritjoslu ekrāna labajā pusē. Tas parādīs, kurš ir kopīgojis jūsu dokumentu.
Pārbaudīt var arī dokumentā, atlasot Kopīgot. Uznirstošajā logā tiks parādīti personu vārdi. Ja ir vairāki cilvēki, atlasiet vārdu un parādīsies visu vārdu saraksts.
Pēdējās domas
Ja jums nav piekļuves G Suite kontam, jūsu iespējas noteikt, kurš ir skatījis, kopīgojis un rediģējis dokumentus, ir ierobežotas; tomēr joprojām ir veidi, kā iegūt pamatinformāciju.
Veicot šajā rokasgrāmatā norādītās darbības, jūs varat ātri un ērti uzzināt, kas jebkādā veidā ir skatījis, rediģējis un mainījis jūsu Google dokumentu dokumentu.
